Onze diensten
Home / Diensten
Wat we voor u doen
Q-FleetSolutions adviseert sinds 2007 haar klanten als onafhankelijk specialist op het gebied van wagenparkbeheer en leasing. Met veel enthousiasme begeleiden wij onze klanten bij mobiliteitsvraagstukken aangaande het wagenpark die leiden tot een kosten reductie, verduurzaming en optimalisatie van het beheer op verschillende niveaus. Of het nu gaat om een geleased wagenpark of een wagenpark in eigendom, wij zijn uw sparringpartner!
Advies
Tenders
Wagenparkbeheer
Leasetender
Q-FleetSolutions adviseert minimaal eens in de drie jaar de samenwerkingsafspraken met leasemaatschappij(en) te beoordelen middels een onafhankelijk onderzoek, dit kan via een optimalisatietraject of een leasetender. Tijdens het onderzoek krijgt u een goed beeld van de marktontwikkelingen en kunt u zien of uw afspraken nog marktconform zijn en waar nodig geoptimaliseerd zou kunnen worden.
Wij hebben veel ervaring in het uitvoeren van tendertrajecten. Zekerheden over de kosten en kostenontwikkeling, transparantie en flexibiliteit zijn bij de onderzoeken van Q-FleetSolutions belangrijke uitgangspunten. Daarnaast kijken wij naar een optimalisatie van het beheer op tactisch-, strategisch- en operationeel niveau en zorgen wij dat het prijsniveau voor uw rijdende wagenpark en nieuw in te zetten auto’s wordt geborgd.
Overige tenders
Naast het uitvoeren van tendertrajecten met leasemaatschappijen kunnen wij tevens een request for proposal op merkenbeleid uitzetten richting importeurs, dealerholdings of dealers. Daarnaast hebben wij ervaring met onderzoeken naar smart-/blackbox oplossingen en inrichtingen voor bestelauto’s.
Hoe werken wij?
Voordat wij een traject met u starten stemmen wij uitgebreid de strategie en de wensen/eisen met u af. Hierna worden de definitieve uitgangspunten bepaald en wordt het traject aan de hand van ons “zeven stappenplan” uitgevoerd. De in onderling overleg geselecteerde leasemaatschappijen zullen worden aangeschreven middels een Request For Proposal en Request For Information. Op basis van onze uitgebreide vragenlijst en referentie autolijst zullen de leasemaatschappijen worden verzocht een maatwerk voorstel uit te brengen.
SLA / PLA
Nadat de onderhandelingen zijn afgerond zal er een (nieuwe) mantelovereenkomst inclusief bijzondere bepalingen worden opgesteld, de afspraken worden vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA) en Price Level Agreement (PLA). Na afronding van de tender en het vastleggen van de afspraken zal Q-FleetSolutions u begeleiden bij de implementatie van de nieuwe afspraken voor zowel de externe samenwerkingsafspraken met de leasemaatschappij(en) als de interne (auto)regeling.
Maatwerk
Geen enkel onderzoek is hetzelfde, elk traject is maatwerk. De wensen van klanten verschillen en de samenstelling en invulling van het wagenpark(beheer) is mede bepalend voor de mogelijkheden die er in de markt te verkrijgen zijn. Voordat wij een Request For Proposal (RFP) uitsturen stemmen wij het traject volledig met u af. Wij nemen uw wensen en eisen daarin op, alsmede de mogelijke toekomstige leverancier(s).
Q-FleetSolutions hanteert voor elk onderzoek een aantal vaste uitgangspunten:
- Zekerheden over de kosten en kostenontwikkeling
- Bijzondere bepalingen
- Borging prijsniveau
- Volume
- Beheer
- Auto-/mobiliteitsregeling
- Total Cost of Ownership
- Verduurzaming
- Visie en strategie opdrachtgever
Wagenparkbeheer
Q-FleetSolutions is gespecialiseerd in het beheren van wagenparken. Voor een steeds grotere groep klanten voeren wij het dagelijkse operationele beheer uit en adviseren wij op tactisch- en strategisch niveau.
Waarom outsourcen?
De autokosten zijn vaak de tweede of de derde kostenpost binnen een onderneming dus de financiële belangen zijn groot. Toch krijgt het beheer van het wagenpark niet altijd de aandacht die het verdient. Veelal ligt de verantwoording van het operationele beheer bij iemand die al veel andere taken heeft en niet gespecialiseerd is in het beheren van een wagenpark. In enkele gevallen is het beheer uitbesteed aan de leasemaatschappij of een externe wagenparkbeheerder. Heeft u dan nog de volledige financiële controle en overzicht over het beheer? Wanneer uw wagenpark optimaal en proactief wordt beheerd kunnen er aanzienlijke besparingen worden gerealiseerd.
Alle niveaus
Het beheer van een wagenpark vindt plaats op drie niveaus. Om vervolgens tot een optimale kostenbeheersing te komen is het belangrijk dat het beheer op alle niveaus goed wordt uitgevoerd.
- Operationeel niveau
beheren van het wagenpark, mutaties uitvoeren, uitvoeren autobeleid, contacten met leveranciers, beheer poolauto’s, administratie bijhouden, doorbelasten eigen risico’s en bekeuringen, begeleiden offertetrajecten
- Tactisch niveau
adviseren over looptijden, normen en fiscaliteiten, optimaliseren van processen, opstellen budgetten, signaleren van afwijkingen, bijsturen op berijderniveau, opstellen management rapportages, optimaliseren leveranciersmanagement, implementeren beleidskeuzes
- Strategisch niveau
advies over kostenbeheersing, opstellen beleid, afstemming wagenparkbeleid, vertalen van strategie en visie naar mobiliteitsbeleid
- Financiële controle
De financiële controle zal zoveel mogelijk op componentniveau plaatsvinden bij de eerste offerte, de contractcalculatie, de inzetcalculatie, de eventuele hercalculatie en de eindafrekening. Hierdoor wordt het prijsniveau bij aanvang van het contract over de gehele looptijd gewaarborgd.
- Factuur controle
Q-FleetSolutions kan voor u de volledige factuurcontrole uit handen nemen, dit betreft zowel de leasefacturen, de brandstoffacturen, de facturen aangaande inzet tijdelijk vervoer alsmede de factuur losse posten voor additionele doorbelastingen.
Interim wagenparkbeheer
Er komt nogal wat kijken bij optimaal wagenparkbeheer. Mocht u uw wagenpark in eigen beheer hebben maar door omstandigheden behoefte hebben aan een ad interim wagenparkbeheerder, ook dan kunnen wij u van dienst zijn.
Q-FleetSolutions beschikt over ervaren fleetmanagers, die het stokje tijdelijk over kunnen nemen waardoor uw processen gewaarborgd blijven en waar nodig worden geoptimaliseerd.
Onafhankelijk advies
Q-FleetSolutions heeft veel ervaring op het gebied van (lease)tenders en wagenparkbeheer. Door middel van een quick scan kunnen wij uw interne en externe wagenparkbeleid toetsen en beoordelen op marktconformiteit. Op basis van onze aanbeveling is het mogelijk een business case uit te werken om u te laten zien waar optimalisatiemogelijkheden liggen inclusief de daarmee samenhangende contractuele en financiële verbeteringen.
Toetsen mantelovereenkomst
Door onze jarenlange ervaring zijn wij goed in staat uw huidige mantelovereenkomst(en) te toetsen, hierdoor krijgt u inzicht in de huidige stand van zaken en de mogelijkheden die er zijn uw overeenkomst(en) te optimaliseren.
Q-FleetSolutions kan uw huidige overeenkomst(en) beoordelen op:
- Contractuele voorwaarden
- Bijzondere bepalingen
- Markconformiteit
Na deze toetsing zullen wij een kritisch rapport opstellen, verbeteringen weergeven alsmede een advies uitbrengen op welke wijze tot meer zekerheden, transparantie en flexibiliteit kan worden gekomen. Tevens zullen wij in ons rapport aangeven met welke bijzondere bepalingen de mantelovereenkomst zou kunnen worden uitgebreid, passend bij het wagenparkpotentieel van uw organisatie.
Toetsen auto-/mobiliteitsregeling
Q-FleetSolutions heeft veel ervaring in het schrijven van maatwerk autoregelingen, dit stelt ons in staat uw huidige autoregeling te toetsen en te beoordelen op verschillende criteria die voor uw organisatie van toepassing (kunnen) zijn. Een goede autoregeling geeft zowel de werkgever als werknemer inzicht in de rechten en plichten die samenhangen met de auto van de zaak. Daarnaast geeft een autoregeling de mogelijkheid de interne en externe processen vast te leggen en draagt deze bij aan verdere kostenbesparingen door het vastleggen van duidelijk (gedrag)regels. De afgelopen jaren is er veel veranderd waardoor veel autoregelingen niet actueel zijn, denk hierbij onder andere aan de opkomst van de elektrische auto en het steeds meer wegvallen van de dieselauto in het huidige Nederlandse wagenpark.
Voorbeelden / Business Case
Op basis van onze aanbeveling aangaande de mantelovereenkomst(en) en auto-/mobiliteitsregeling is het mogelijk een business case uit te werken om u te laten zien waar verbeteringen te realiseren zijn inclusief de daarmee samenhangende financiële besparingen.